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Comment se préparer à un voyage d’affaires ?

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Comment se préparer à un voyage d’affaires ?

Les voyages d’affaires ou déplacements professionnels sont de plus en plus fréquents. Ils créent une intimité qui n’est pas possible avec d’autres formes de communication. Cependant, l’organisation d’un voyage d’affaires, surtout pour une équipe, est souvent considérée comme une affaire de longue haleine. Outre la prise en compte des politiques de voyage de l’entreprise, les étapes suivantes sont les plus importantes pour planifier son voyage d’affaires.

Planifier son voyage d’affaires

Il convient de contacter toutes les personnes que l’on prévoit de rencontrer, et organiser des réunions avec les clients. Si possible, il faut essayer de concentrer les différentes réunions dans la même zone géographique (comté, ville). Cela évitera de perdre du temps. Ensuite, établir un calendrier avec la date, l’heure et le lieu de chaque réunion puis consulter Wagram reservation de voyages d’affaires pour en finir à temps avec les préparatifs du vol. L’on doit s’assurer qu’on a des dates fixes, qu’on peut facilement se rendre d’un endroit à l’autre et que les journées ne soient pas trop chargées.

Réservation de voyages et de logements

Si l’on doit effectuer la réservation des billets d’avion ou de train, il faut commencer par vérifier les horaires, les prix et la disponibilité. Si possible, acheter un billet qui peut être modifié ou annulé et remboursé. Il faut veiller à planifier son transport de l’aéroport ou de la gare à son hôtel avant de réserver. Certains aéroports peuvent être éloignés du centre-ville, il est donc important de s’assurer qu’on peut s’y rendre facilement. L’on doit tenir compte de ses projets de voyage et des conditions locales lorsqu’on choisit son hébergement.

Organiser son transport à l’avance

Si l’on séjourne en France ou dans une grande ville, les transports publics peuvent suffire au déplacement. Lorsqu’on a prévu de se rendre dans des régions où les transports publics sont limités ou inexistants, on trouvera peut-être plus pratique d’utiliser une voiture, à moins que l’employeur n’autorise à prendre un taxi. Par contre, dans le cas où on se rend dans des régions éloignées pour plusieurs réunions, il est absolument indispensable de louer une voiture. L’employeur ne peut en aucun cas obliger son chargé de mission à utiliser sa propre voiture. Si l’on accepte d’utiliser sa propre voiture, on peut bien évidemment demander à l’employeur de fournir une voiture de fonction ou payer une voiture de location sur place.

Préparer les documents nécessaires pour le voyage d’affaires

Une fois que les vols ont été réservés ainsi que l’hôtel, il faudra imprimer tous ces reçus et les ranger dans son dossier de documents de voyage tout en y incluant un plan de la ville où l’on se rend et toute autre information pratique dont on pourrait avoir besoin. Veiller à inclure tous les documents commerciaux qui pourraient être utiles: rapports, dossiers, mémos, documents de l’entreprise (brochures, cartes de visite, organigrammes), contrats, etc. Enfin, il ne faut pas oublier d’ajouter son agenda et les coordonnées de tous ses amis, hôtes et habitants. Lorsque tout ceci est fait, il ne reste plus qu’à trouver un logement adapté pour son séjour professionnel.

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